1. Introduction
La présente politique de confidentialité décrit les pratiques de ComptaClems inc. (ci-après « ComptaClems », « nous », « notre » ou « nos ») en matière de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation et de protection des renseignements personnels.
Nous nous engageons à protéger la vie privée de nos clients et visiteurs conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25, ainsi qu'aux lois fédérales applicables, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
Responsable désigné
Conformément à la Loi 25, ComptaClems inc. a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Toute question relative à la protection des données peut être adressée à :
Responsable de la protection des renseignements personnels
[email protected]
+1 (506) 252-1410 (poste 123)
164 Rue Principale, Saint-Louis-de-Gonzague, Québec, J0S 1T0, Canada
Le responsable traitera toute demande d'accès, de rectification, de retrait de consentement ou de plainte dans les délais prescrits par la loi (30 jours, prolongeable à 60 jours dans certains cas).
3. Renseignements personnels collectés
Dans le cadre de ses activités professionnelles, ComptaClems inc. peut collecter les catégories de renseignements personnels suivantes :
| Catégorie | Exemples | Base légale |
|---|---|---|
| Identification | Nom, prénom, date de naissance, NAS | Obligation légale, contrat |
| Coordonnées | Adresse, téléphone, courriel | Contrat, intérêt légitime |
| Fiscaux et financiers | Relevés d'emploi, déclarations, revenus, déductions | Obligation légale, contrat |
| Professionnels | Nom de l'entreprise, NEQ, statut d'emploi | Contrat, intérêt légitime |
| Authentification | Identifiants, mots de passe, historique de connexion | Exécution du contrat, sécurité |
| Navigation | Adresse IP, cookies, pages visitées | Consentement, intérêt légitime |
4. Finalités de la collecte
Les renseignements sont collectés uniquement aux fins suivantes :
Services comptables
- Préparation et transmission de déclarations fiscales
- Tenue de livres et états financiers
- Conseils fiscaux personnalisés
Obligations légales
- Respect des lois fiscales (ARC, RQ)
- Conformité professionnelle (Ordre des CPA)
- Réponse aux demandes des autorités
Gestion client
- Création et gestion de l'espace client
- Communication et suivi des dossiers
- Facturation et paiements
Sécurité
- Authentification et contrôle d'accès
- Détection des activités suspectes
- Sauvegarde et continuité des services
5. Consentement
Le consentement est obtenu de façon manifeste, libre et éclairée lors de la collecte des renseignements, sauf lorsque la loi prévoit une exception.
5.1 Modes de collecte du consentement
- Formulaire en ligne : case à cocher explicite
- Contrat signé : clause de consentement incluse
- Verbal : enregistrement ou note au dossier pour les communications téléphoniques
5.2 Retrait du consentement
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve des obligations légales et contractuelles. Le retrait du consentement peut toutefois limiter notre capacité à vous fournir certains services.
6. Communication à des tiers
Les renseignements personnels peuvent être communiqués uniquement dans les circonstances suivantes :
| Destinataire | Finalité | Garanties |
|---|---|---|
| ARC / Revenu Québec | Dépôt des déclarations fiscales | Obligation légale, transmission sécurisée |
| Fournisseurs technologiques | Hébergement, maintenance, support | Contrats de confidentialité, mesures de sécurité |
| Professionnels (avocats, notaires) | Conseils juridiques spécialisés | Obligation de confidentialité professionnelle |
| Autorités judiciaires | Ordonnances judiciaires | Conformité légale |
7. Conservation et destruction
Les renseignements sont conservés pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou selon les délais prescrits par les lois fiscales et professionnelles applicables.
| Type de document | Durée de conservation | Base légale |
|---|---|---|
| Déclarations fiscales et pièces justificatives | 7 ans | Loi de l'impôt sur le revenu (Canada) |
| Documents comptables (grands livres, états financiers) | 7 ans | Loi sur les impôts (Québec) |
| Contrats et mandats | 5 ans après la fin du contrat | Code civil du Québec |
| Informations de connexion (logs) | 1 an | Sécurité, prévention des fraudes |
| Communications courriels | 2 ans | Gestion de la relation client |
À l'expiration de ces délais, les renseignements sont détruits ou anonymisés de façon sécuritaire (suppression numérique sécurisée, déchiquetage physique).
8. Mesures de sécurité
ComptaClems inc. met en œuvre des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables afin de protéger les renseignements contre l’accès non autorisé, la perte, la divulgation ou l’altération.
8.1 Mesures techniques
- Chiffrement AES-256 pour les données au repos
- Chiffrement TLS 1.3 pour les données en transit
- Authentification multifacteur (MFA) pour l'accès administrateur
- Pare-feu et systèmes de détection d'intrusion (IDS/IPS)
- Sauvegardes chiffrées quotidiennes avec rétention 30 jours
- Tests d'intrusion annuels par des firmes indépendantes
8.2 Mesures organisationnelles
- Politique de sécurité de l'information documentée
- Formation annuelle du personnel à la protection des données
- Contrats de confidentialité avec tous les employés et sous-traitants
- Procédure de gestion des incidents de sécurité
- Contrôles d'accès basés sur le principe du moindre privilège
9. Droits des personnes concernées
Conformément à la loi, toute personne peut demander :
Droit d'accès
Obtenir confirmation que des renseignements personnels sont ou ne sont pas traités et en recevoir une copie.
Droit de rectification
Faire corriger les renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.
Droit de retrait du consentement
Retirer son consentement à tout moment, sous réserve des obligations légales.
Droit à la portabilité
Recevoir les renseignements dans un format structuré, couramment utilisé.
9.1 Procédure d'exercice des droits
Pour exercer vos droits, veuillez adresser une demande écrite à notre responsable de la protection des renseignements personnels :
- Par courriel : [email protected]
- Par courrier : ComptaClems inc., 164 Rue Principale, Saint-Louis-de-Gonzague, Québec, J0S 1T0, Canada (à l'attention du responsable de la protection des renseignements personnels)
Nous traiterons votre demande dans les 30 jours suivant sa réception, avec possibilité de prolongation à 60 jours pour les demandes complexes.
10. Transfert international
Vos renseignements personnels sont principalement hébergés et traités au Canada. Dans certaines circonstances, ils peuvent être transférés vers des fournisseurs situés aux États-Unis ou dans d'autres pays.
Lorsque des renseignements sont transférés hors du Canada, nous nous assurons que :
- Le pays destinataire offre un niveau de protection adéquat selon les normes canadiennes
- Des clauses contractuelles types sont signées avec le destinataire
- Des mesures de sécurité équivalentes sont en place
| Pays | Fournisseur | Garanties |
|---|---|---|
| États-Unis | Hébergeur (Infotech Solutions) | Clauses contractuelles types, certification Privacy Shield |
| Irlande | Fournisseur de sauvegarde | Règlement général sur la protection des données (RGPD) |
12. Cybersécurité et protection des systèmes
ComptaClems inc. met en œuvre des mesures de sécurité raisonnables afin de protéger ses systèmes informatiques et les renseignements qui y sont hébergés.
12.1 Responsabilités du client
- Utiliser des dispositifs sécurisés (antivirus, pare-feu, mises à jour)
- Protéger ses identifiants de connexion (mot de passe fort, non partagé)
- Se déconnecter après chaque session sur un appareil partagé
- Signaler immédiatement toute activité suspecte
12.2 Limites de responsabilité
13. Modifications de la politique
La présente politique peut être modifiée à tout moment afin de demeurer conforme aux lois applicables et d'améliorer la protection de vos renseignements.
Les modifications entrent en vigueur dès leur publication sur le site. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles mises à jour.
13.1 Version archive
Les versions précédentes de cette politique sont disponibles sur demande auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels.